Технологии - одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются государственные учреждения. В течение многих лет устаревшие процессы закупок мешали предприятиям, надеющимся выиграть большие деньги, которые часто приходятся на ИТ-контракты с государственными и местными органами власти. На благо всех это меняется.

Технологии - одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются государственные учреждения. Это особенно важно, поскольку они активно ищут решения в частном секторе. В течение многих лет устаревшие процессы закупок мешали предприятиям, надеющимся выиграть большие деньги, которые часто приходятся на ИТ-контракты с государственными и местными органами власти. На благо всех это меняется.

Улучшения в сфере закупок не могут произойти достаточно скоро. Рассмотрим недавнюю реакцию на пандемию коронавируса (COVID-19). Многие государственные учреждения пытаются работать виртуально, в то время как их сотрудники остаются дома. Техническая инфраструктура просто отсутствует. Сети должны быть защищены. Для решения проблемы необходимо быстро создать удаленные команды и эффективные коммуникационные стратегии. В общем, большинство правительств не настроены на быстрые действия.

Электронные торги являются важнейшим инструментом в такие моменты, поскольку агентства, которые используют электронные торги, могут быстро получить доступ к материалам первой необходимости, а те, которые по-прежнему полагаются на устаревшие методы, страдают от задержек. Это может иметь значение между правительствами, действующими как можно ближе к нормальному режиму во время кризиса, и неспособностью предоставлять государственные услуги.

Во время пандемии губернатор Вашингтона Джей Инсли сделал свой штат первым, кто помог решить некоторые из проблем, с которыми сталкиваются сотрудники по закупкам, объявив чрезвычайное положение, что почти каждый штат по всей стране предпринял вскоре после этого, тем самым отменив требования к закупкам по всей стране. Это позволило городским властям закупить срочно необходимые материалы вне рамок обычного процесса запроса предложений (RFP). Когда это произойдет, город, скорее всего, обратится к проверенному продавцу.

Электронные закупки, включая онлайн-торги, - это одна из областей, в которой правительство развивается, и они могут значительно помочь сотрудникам по закупкам во время чрезвычайных ситуаций, таких как пандемия, найти наилучшие решения для своих сообществ. Поскольку все больше агентств стремятся упростить свою практику закупок за счет цифровизации, технологическим компаниям становится легче узнавать о возможностях и реагировать на них. Лица, принимающие решения в ИТ-отрасли, должны быть готовы действовать быстро и осознанно, если они надеются выиграть контракт. Выплата тем, кто это делает, обычно очень высока.

Узнать больше: 10 советов по улучшению вашей стратегии цепочки поставок

Возможности государственного сектора для ИТ-бизнеса
Согласно данным Бюро переписи населения США, правительства штатов и местные органы власти отчитались о прямых общих расходах на сумму более 3 триллионов долларов в 2017 финансовом году . Руководство сообщает, что в 2020 году штаты, города и округа потратят на технологии рекордные 111 миллиардов долларов.

Государственные контракты с такими долларами - отличный способ развивать малый бизнес. Более того, они в некоторой степени устойчивы к рецессии. ИТ-контракты включают все, от проектирования сети до прокладки кабелей и текущих лицензий на программное обеспечение. Многие города сейчас ищут партнеров, которые помогут им создавать доступные веб-сайты в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями.

Выигрыш серии контрактов может иметь значение между наймом большего количества людей и ростом, а не просто проживанием.

Цифровая трансформация закупок
Исторически сложилось так, что государственная работа была недоступна для малого бизнеса и стартапов. Офицеры по закупкам ожидали, что компания будет ждать выплаты зарплаты месяцами и даже годами.

Стремясь открыть свои двери для более разнообразных и новаторских сотрудников, которые могут помочь улучшить сообщества, правительства оптимизируют закупки и становятся более проворными. Ручные методы заменяются ответами 21 века.

В отчете за 2019 год Институт управления выдвинул на первый план новые тенденции на основе опроса должностных лиц по закупкам в 28 штатах и ​​округе Колумбия. Исследователи «узнали, что данные и аналитика теперь управляют всеми частями процесса закупок, что является признаком того, что государства стремятся быть более гибкими и гибкими. Пока остаются пробелы - например, в использовании технологий для улучшения качества обслуживания клиентов и поставщиков - государства в целом движутся к более современному подходу к закупкам », - сообщает Управление .

Исследование практики государственных закупок, проведенное Национальной ассоциацией государственных служащих по закупкам за 2018 год, показало, что все, кроме одной из 48 ответивших юрисдикций, используют систему электронных закупок или планирования ресурсов предприятия (ERP).

Мы также начинаем видеть закон, который требует перехода к онлайн-торгам, чтобы упростить рабочие процессы. Нью-Джерси принял закон, который разрешил государственным учреждениям использовать электронные торги в своих процессах закупок, а Луизиана одобрила закон, требующий этого для городов выше определенного размера. Когда агентство переходит на электронные торги, продавцам больше не нужно лично подавать сотни страниц документов. Преимущества для правительств и поставщиков включают более точные заявки, поскольку программное обеспечение проверяет полноту предложений. Агентства также получают выгоду от прозрачности расходов, ускорения сроков и более легкого соблюдения требований к закупкам.

Узнать больше: пролить свет на слепые пятна в цепочке поставок

Эти изменения соответствуют тому, о чем подрядчики просили все это время.

«Поставщики стремятся подавать заявки онлайн, и они хотели бы узнать в течение нескольких дней, получат ли они контракт или нет», - написала Boston Consulting Group, которая рекомендует государственным агентствам автоматизировать там, где это возможно. «Создав простой веб-портал, который перечисляет приобретения, публикует объявления, принимает заявки и предоставляет обратную связь поставщикам, агентства могут снизить барьер для входа и расширить свой круг поставщиков».

Технологические компании должны быть готовы к адаптации
Переход к цифровизации означает, что технологические компании должны быть готовы к усилению конкуренции за государственные контракты. Усиление конкуренции означает, что нужно управлять большим количеством контрактов, и по мере продвижения вперед потребуется эффективное программное обеспечение для управления контрактами.

ИТ-компании имеют возможность подписаться на сторонние платформы, которые информируют их о государственных предложениях и запросах предложений и позволяют им отвечать в режиме онлайн. Это может сэкономить время и ресурсы, а не напрямую связываться с агентствами. Во время чрезвычайных ситуаций, когда правительства стремятся получить быстрый доступ к поставщикам, сторонние платформы электронных торгов могут мгновенно установить эти связи.

Провайдеры предлагают широкий спектр функций. Лучше всего выбирать компанию, которая поддерживает отношения с правительствами. Многие другие полагаются на извлеченный контент. Проблема с этой бизнес-моделью заключается в том, что поставщики обычно пропускают день или два, чтобы получить заявку, а иногда и дольше, если ботов выгоняют с сайтов, которые они сканируют. В ситуациях экстренного реагирования эта увеличенная задержка может быть слишком большой. Большинство ботов пропускают поправки, что может означать, что продавец не получает работу.

В идеале инструмент должен позволять компании просматривать заявки нескольких агентств, мгновенно отвечать и задавать вопросы сотруднику по закупкам. Некоторые платформы даже позволят компании узнать, какие конкуренты также отвечают на заявки и запросы предложений. Поскольку правительства хотят работать с предприятиями, принадлежащими меньшинствам, женщинам и ветеранам, лицам, принимающим решения, следует искать систему электронных торгов, которая позволяет бизнесу применять свои сертификаты.

Усиление конкуренции также означает, что технологическим компаниям необходимо сообщать о ценности, отвечая на запросы предложений, поскольку все больше правительств отказываются просто принимать самую низкую ставку. Все штаты, кроме одного, в опросе Института управления оценили лучшую стоимость выше низкой.

Процессы государственных закупок все еще могут быть несовершенными. Но с цифровыми решениями, делающими доступ к торгам проще, чем когда-либо, и с таким большим потенциальным доходом на линии, ИТ-компаниям было бы разумно рассматривать государственный сектор как жизненно важного делового партнера.